POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES CPIV

 

Date de mise à jour : 09/09/2024

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La protection de vos données à caractère personnel (les « Données ») est importante pour le Centre de Psychotrauma de l’Institut de Victimologie (« nous » ou « le CPIV »), et cette Politique de confidentialité nous permet de vous informer sur les traitements réalisés sur vos Données, en qualité de responsable de traitement, dans le respect de l’ensemble des réglementations européennes et françaises en matière de protection des données à caractère personnel et de vie privée, et notamment du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée.

 

1. Le traitement des Données réalisé via le site internet du CPIV

     Quelles sont les catégories de Données traitées ?

     Qui sont les destinataires des Données ?

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2. Le traitement des Données des fournisseurs et partenaires du CPIV réalisé dans le cadre de nos relations professionnelles

     Quelles sont les catégories de Données traitées ?

     Qui sont les destinataires des Données ?

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3. Le traitement des Données des candidats par le CPIV

     Quelles sont les catégories de Données traitées ?

     Qui sont les destinataires des Données ?

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4. Le traitement des Données des patients par le CPIV

     Quelles sont les catégories de Données traitées ?

     Qui sont les destinataires des Données ?

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5. Durée de conservation des données

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6. Quels sont vos droits ?

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CONTACT

 

1. Le traitement des Données réalisé via le site internet du CPIV

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Le CPIV, éditeur du site internet https://www.cpiv.org (le « Site »), peut traiter les Données des visiteurs du Site (ou « vous ») lors de leur navigation sur le Site. Ce paragraphe décrit le traitement des Données réalisé par le CPIV en qualité de responsable de traitement dans ce cadre.

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·Pourquoi traitons-nous vos Données ?

Les Données des visiteurs du Site sont collectées et utilisées aux finalités suivantes :

• Mise à disposition du Site et gestion de son bon fonctionnement ;

• Assurer la sécurité du Site ;

• Vous rediriger vers nos pages de réseaux sociaux.

Le Site utilise des cookies. Les cookies sont des fichiers déposés par la plupart des sites internet sur votre terminal lorsque vous les visitez. Stockés sur le disque dur de votre terminal, ils comportent un petit nombre de données avec un identifiant anonyme unique. Dans votre terminal, les cookies sont gérés par votre navigateur Internet et sont nécessaires à l’utilisation du Site.

Le Site utilise des cookies nécessaires uniquement, qui contribuent à le rendre utilisable en activant des fonctions de base comme la navigation de page et l’accès aux zones sécurisées du Site. Le Site ne peut pas fonctionner correctement sans ces cookies. Vous ne pouvez pas les désactiver.

Nous traitons vos Données selon nos intérêts légitimes, pour la mise à disposition du Site et la gestion de son bon fonctionnement, et vous donner accès à nos pages de réseaux sociaux.

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·Quelles sont les catégories de Données traitées ?

Seules les Données strictement nécessaires sont traitées par le CPIV, pour réaliser les finalités mentionnées ci-dessus. Les Données traitées sont celles que vous nous communiquez lorsque vous nous contactez via le formulaire de contact mis à votre disposition, telles que les données d’identification, les données de contact, dont l’adresse mail et le numéro de téléphone. Vous êtes invité à mettre à jour vos Données dès que cela est nécessaire.

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·Qui sont les destinataires des Données ?

Vos données peuvent être transmises à nos prestataires techniques pour l’utilisation des fonctionnalités du Site, notamment WIX qui est l’hébergeur du Site. Vos Données sont susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne, via WIX qui est un prestataire habilité. Si vous souhaitez en savoir plus sur les garanties appropriées mises en place à ce titre, contactez-nous !

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À noter: vos Données pourront être transmises à des tiers légalement habilités à y accéder sur requête spécifique, dans certains cas prévus par la loi : autorité judiciaire, autorité administrative, etc. Vos Données pourront également être communiquées à des tiers si cela est nécessaire pour protéger et/ou défendre nos droits, pour faire respecter les présentes dispositions.

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2. Le traitement des Données des patients par le CPIV

Le CPIV a pour activité l’accompagnement par des professionnels de santé et des professionnels du champs médico-social des victimes d’évènements traumatiques. Dans ce cadre, le CPIV traite les données à caractère personnel des patients en qualité de responsable de traitement.

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·Pourquoi traitons-nous vos Données ?

Ce traitement de données à caractère personnel a pour finalité de nous permettre de :

• Assurer la gestion des rendez-vous et des dossiers administratifs ;

• Tenue du dossier médical ;

• Mettre en place une liste d’attente ;

• Organiser des téléconsultations (télémédecine et télésoin) ;

• Éditer des ordonnances ;

• Établir et télétransmettre des feuilles de soins ;

• Gestion de la comptabilité ;

• Gérer la file active de patients ;

• Gérer l’archivage ;

• Identifier le patient comme étant indésirable, lorsque celui-ci a eu un comportement déplacé ou dangereux. Dans ce cas, le médecin peut choisir de refuser de recevoir le patient ;

• Garantir l’exercice de vos droits et la défense de nos droits.

Nous traitons vos Données selon nos intérêts légitimes à organiser les rendez-vous, gérer la file active des patients et les patients indésirables, mettre en place une liste d’attente, gérer la comptabilité et proposer des téléconsultations (i) ; car elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes tenus : tenue du dossier médical ; établissement et télétransmission des documents à l’attention de l’assurance maladie ; gérer vos demandes de droits (iii).

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·Quelles sont les catégories de Données traitées ?

Dans ce cadre, le CPIV procédera à la collecte des Données strictement nécessaires à l’atteinte de ces finalités. Les Données collectées sont les suivantes :

• données d’identification (état civil, identité, adresse mail, adresse postale, date de naissance, etc.)

• données relatives à la vie personnelle, la situation familiale ;

• informations relatives aux habitudes de vie ;

• données professionnelles : situation professionnelle ;

• données de santé (toute donnée nécessaire à votre prise en charge) ;

• identifiant national de santé (INS)

• numéro de sécurité sociale.

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·Qui sont les destinataires des Données ?

Dans le cadre de votre prise en charge, vos données sont susceptibles d’être transmises ou rendues accessibles aux personnes suivantes, habilitées, soumises au secret ou à une clause de confidentialité et ayant strictement besoin d’un connaître au regard de leurs fonctions :

• des professionnels de santé et des professionnels concourant à la prévention et aux soins ;

• les personnes en charge du secrétariat, pour les données administratives ;

• les personnels des organismes d’assurance maladie ;

• les personnels des organismes d’assurance maladie complémentaire ;

• nos prestataires techniques : Cegedim Santé (logiciel médical) et Synology (cloud sécurité).

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À noter : vos Données pourront être transmises à des tiers légalement habilités à y accéder sur requête spécifique, dans certains cas prévus par la loi : autorité judiciaire, autorité administrative, etc. Vos Données pourront également être communiquées à des tiers si cela est nécessaire pour protéger et/ou défendre nos droits, pour faire respecter les présentes dispositions.

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3. Le traitement des Données des fournisseurs et partenaires du CPIV réalisé dans le cadre de nos relations professionnelles

Nous réalisons un traitement de données à caractère personnel de nos fournisseurs et partenaires, en qualité de responsable de traitement, dans le cadre de nos activités professionnelles.

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·Pourquoi traitons-nous vos Données ?

Ce traitement de données à caractère personnel a pour finalité de nous permettre de :

• Gérer nos relations institutionnelles et solliciter des partenaires par courriel et par téléphone ;

• Développer et suivre nos relations avec la presse ;

• Assurer la gestion des intervenants extérieurs, et organiser leurs interventions ;

• Constituer une base de CV, réaliser des entretiens d’embauche et analyser des candidatures ;

• Gérer nos contrats en cours et à venir ;

• Répondre à nos obligations en matière comptable ;

• Garantir l’exercice de vos droits et la défense de nos droits.

Nous traitons vos Données car elles sont nécessaires pour l’exécution de nos relations contractuelles et précontractuelles(i) ; selon nos intérêts légitimes, notamment pour gérer nos relations institutionnelles, avec des partenaires ou la presse et envoyer des communications sur nos activités à nos relations professionnelles (ii) ;au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes tenus, notamment pour gérer vos demandes de droits ou assurer la comptabilité (iii).

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·Quelles sont les catégories de Données traitées ?

Dans ce cadre, le CPIV procédera à la collecte des Données strictement nécessaires à l’atteinte de ces finalités. Les Données collectées relèvent de la catégorie des données d’identification (état civil, identité, adresse mail, etc.) et des données relatives à la vie professionnelle (adresse email, téléphone) ainsi que les données relatives à notre relation professionnelle.

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·Qui sont les destinataires des Données ?

Vos données peuvent être transmises à nos prestataires techniques et support (Microsoft ; Cegedim Santé, Synology, Talenz, Silae). Vos Données peuvent être transférées hors de l’Union européenne, chez des prestataires habilités, notamment par Microsoft Inc.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les garanties appropriées mises en place à ce titre, contactez-nous !

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À noter : vos Données pourront être transmises à des tiers légalement habilités à y accéder sur requête spécifique, dans certains cas prévus par la loi : autorité judiciaire, autorité administrative, etc. Vos Données pourront également être communiquées à des tiers si cela est nécessaire pour protéger et/ou défendre nos droits, pour faire respecter les présentes dispositions.

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4. Le traitement des Données des candidats par le CPIV

À des fins de recrutement, nous réalisons un traitement de données à caractère personnel des candidats en qualité de responsable de traitement.

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·Pourquoi traitons-nous vos Données ?

Ce traitement de données à caractère personnel a pour finalité de nous permettre de :

• Analyser les candidatures ;

• Réaliser les entretiens ;

• Constituer une base de CV ;

• Garantir l’exercice de vos droits et la défense de nos droits.

Nous traitons vos Données car elles sont nécessaires pour l’exécution de nos relations contractuelles et précontractuelles (i) ; car nous avons recueilli votre consentement à conserver votre CV pour constituer une base de CV (ii) ; car elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes tenus pour gérer vos demandes de droits (iii).

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·Quelles sont les catégories de Données traitées ?

Dans ce cadre, le CPIV procédera à la collecte des Données strictement nécessaires à l’atteinte de ces finalités. Les Données collectées relèvent de la catégorie des données d’identification (état civil, identité, adresse mail, etc.) et des données relatives à la vie professionnelle (adresse email, téléphone) ainsi que les données que vous nous transmettez dans le cadre de votre candidature. Seules les données en lien avec l’emploi vous seront demandées (diplômes, expériences, soft skills…).

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·Qui sont les destinataires des Données ?

Vos données peuvent être transmises à nos prestataires techniques et support (Microsoft, Synology, Indeed). Vos Données peuvent être transférées hors de l’Union européenne, chez des prestataires habilités, notamment par Microsoft Inc.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les garanties appropriées mises en place à ce titre, contactez-nous !

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À noter : vos Données pourront être transmises à des tiers légalement habilités à y accéder sur requête spécifique, dans certains cas prévus par la loi : autorité judiciaire, autorité administrative, etc. Vos Données pourront également être communiquées à des tiers si cela est nécessaire pour protéger et/ou défendre nos droits, pour faire respecter les présentes dispositions.

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5. Durée de conservation des données

• Gestion de la communication externe :

  • Mise à disposition du Site et gestion de son bon fonctionnement : 13 mois

  • Réponse aux demandes de contact via le Site : durée strictement nécessaire pour répondre à la demande

• Gestion des relations institutionnelles, des partenaires et de la presse : trois ans après le dernier contact avec vous, ou jusqu’à ce que vous vous y opposiez

• Relations professionnelles et fournisseurs : nous conservons vos données pour la durée de notre relation commerciale, augmentée de 5 ans. Les données relatives à la comptabilité sont conservées 10 ans.

• Gestion des candidatures et entretiens : 5 ans à l’issue de la période de recrutement ;

• Gestion des dossiers patients : 20 ans à compter de la fin de la prise en charge.

En outre, les données nécessaires à la défense de nos droits sont conservées pour une durée de 5 ans après la fin de la relation contractuelle, conformément à la législation en vigueur ou pour la durée de prescription applicable.

Toutefois, il est possible que les Données soient conservées plus longtemps si une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une obligation légale, contractuelle, fiscale ou sociale.

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6. Quels sont vos droits ?

Conformément à la Réglementation, notamment les articles 15 à 22 du RGPD, vous bénéficiez des droits suivants concernant le traitement de vos Données, dans les limites légales :

• Droit d’accès : obtenir des informations sur ses Données et une copie de vos Données ;

• Droit d’accès à votre dossier médical ;

• Droit d’information : obtenir des informations sur les conditions de traitements (destinataires, finalités, catégories de données, etc.) ;

• Droit de rectification : corriger ou mettre à jour vos Données quand elles sont inexactes ou incomplètes ;

• Droit d’opposition : s’opposer à la réalisation d’un traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière, ou retirer votre consentement pour les traitements fondés sur cette base juridique ;

• Droit à la limitation : demander à ne pas traiter tout ou partie des Données de façon temporaire, sans pour autant demander à les effacer ;

• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos Données ;

• Droit à la portabilité : obtenir vos Données dans un format structuré et lisible par une machine et pouvoir les transmettre facilement à un tiers ;

• Droit de définir des directives particulières pour le traitement de vos Données post-mortem.

• Droit de vous inscrire sur le site Bloctel www.bloctel.gouv.fr.

Vous pouvez exercer vos droits via l’adresse de contact (ci-dessous) concernant les traitements de Données pour lesquels le CPIV est responsable de traitement. En cas de doute sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé.

Toute demande abusive ou infondée au regard des lois et règlements pourra être rejetée.

Nous nous engageons à répondre à vos demandes d’exercice des droits dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans le respect des délais légaux.

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que nous n’avons pas répondu à votre demande, vous pouvez exercer une réclamation auprès de la CNIL.

S’agissant du droit d’accès à votre dossier médical, vous pouvez :

• Consulter votre dossier sur place, pour cela nous vous remercions de bien vouloir prendre rendez-vous directement auprès de notre secrétariat. Une copie de votre dossier pourra vous être remise. En cas de doute, une pièce d’identité vous sera demandée ;

• Obtenir une copie de votre dossier par courrier recommandé avec accusé de réception. Dans ce cas-là, vous devez nous fournir une copie de votre pièce d’identité et les frais d’envoi vous seront facturés.

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Attention : il est précisé que les notes prises par les psychologues sont des notes personnelles et confidentielles, nécessaires aux soins du patient et ne font pas partie du dossier médical. Ces notes ne sont donc pas transmises aux patients.

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CONTACT

Pour nous contacter à propos du traitement de vos Données que nous réalisons en qualité de responsable de traitement, vous pouvez envoyer un courriel à notre délégué à la protection des données à l’adresse : rgpd@cpiv.org.

La Politique de confidentialité est susceptible d’évoluer, nous vous invitons à en prendre régulièrement connaissance.